La relation commerciale : devis, facture…

Une relation commerciale s’établit entre le maître d’ouvrage et le maitre d’œuvre ou le sous-traitant. Cette relation commerciale est réglementée. Le premier principe étant que ce sont les écrits qui valent. Un contrat écrit a plus de valeur qu’un arrangement oral. Plusieurs documents attestent de cette relation et les plus important sont le devis, la facture et le contrat.

Le devis

Un devis constitue donc un outil commercial important dont le rôle, même s’il s’apparente à celui d’une facture proforma, est plus crucial : le devis signé vaut accord et engagement entre les deux parties.

Une entreprise aura donc tout intérêt à effectuer un état des lieux le plus complet possible avant de proposer un devis. En effet, si au cours du chantier, on découvre un imprévu dont le client ne peut être tenu pour responsable, l’entreprise ne pourra pas changer le prix indiqué par le devis.

En quoi consiste un devis ?

En envoyant un devis à son client potentiel, l’entrepreneur s’engage à pouvoir fournir les biens et/ou services indiqués, au prix et aux conditions mentionnées sur le devis. Il s’agit donc d’une proposition officielle.

Toutefois, le devis ne fera office de contrat que s’il est signé par le client qui l’a reçu : dans ce cas, l’engagement devient contractuel.

La durée de validité du devis peut être fixée par l’entrepreneur : au-delà de cette date, le prix et les conditions pourront être sujets à changements. Si aucune date de validité est indiquée, le client a davantage de temps pour l’accepter. Néanmoins, le délai de réponse doit être raisonnable, autrement dit être à la mesure de ce qui se fait généralement dans ce secteur d’activité (Articles 1779 et 1787 du Code civil).

Quels éléments doivent figurer sur un devis ?

Une fois signé, le devis a valeur de contrat, raison pour laquelle il doit à l’origine contenir les éléments suivants :

  • La mention Devis indiquée clairement,
  • Sa date d’émission et, éventuellement, sa durée de validité,
  • Le nom ou la raison sociale de l’entreprise, ainsi que les numéros SIREN et RCS,
  • Les coordonnées du client,
  • Le montant total HT (hors taxes), le montant et les taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) applicables, ainsi que le montant total TTC (toutes taxes comprises),
  • La description des services/produits vendus, avec pour chacun la quantité (si cela fait sens) et le prix ; si l’émission du devis lui-même a un prix (déplacement chez le client, durée de création du devis, etc.), il faut qu’il y figure aussi,
  • La date à laquelle la prestation de service commence, et pour quelle durée,
  • Les conditions générales de vente, les conditions de paiement et les modalités de prestation du service,

Ces éléments sont indispensables pour que le devis soit irréprochable.

La facture

Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente. Une facture atteste de la créance d’un créancier envers un débiteur, autrement dit de la dette d’un client envers un fo
La facture identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle engage le débiteur à payer le montant d’ici la date d’échéance indiquée.

Une facture doit obligatoirement être établie lors de la vente/achat de produits ou d’immobilisations, ou lors d’une prestation de service. Le terme « facture » doit obligatoirement figurer sur le document pour l’identifier comme telle.

Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée d’un à dix ans, suivant la nature du produit ou service.

Eléments de la facture – Que doit mentionner une facture ?

Pour être valable, une facture doit obligatoirement mentionner un certain nombre d’éléments légaux, listés dans le Code de Commerce.

Afin de ne pas avoir à rééditer la totalité de ces éléments à chaque nouvelle facture créée, il s’avère très utile d’utiliser des modèles de facture pré-établis, tels que ceux offerts par Debitoor.

Le document doit mentionner le terme « facture » ainsi qu’un numéro de facture unique : il s’agit généralement d’une agrégation du numéro du mois, de l’année et d’un numéro correspondant à la facture (type : 20160500012).

Mais un certain nombre d’autres éléments doivent être mentionnés dans une facture, comme des dates et délais de paiement, la description des produits et leur prix, les coordonnées du client et de l’entreprise fournisseur.

Mention de dates et délais dans une facture

  • Date de livraison ou de fin de prestation de service,
  • Date de vente ou de prestation de service,
  • Date à laquelle la facture doit être payée,
  • Pénalités applicables en cas de retard.

Mention de produits et prix dans une facture

  • Description du produit ou service vendu,
  • Quantité de produits ou prestations vendus,
  • Prix unitaire Hors Taxe (HT) du produit ou service vendu, avec réductions éventuelles et conditions,
  • Montant total à payer HT et TTC (Toutes Taxes Comprises),
  • Taux de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et Numéro de TVA (si vente dans l’Union Européenne).

Mention des coordonnées dans une facture

  • Nom et coordonnées du client,
  • Nom et coordonnées de l’entreprise (et éventuellement logo de l’entreprise dans l’entête),
  • Raison sociale de l’entreprise, type de société et montant du capital social,
  • Numéro SIREN et numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. L’acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.